发布时间:2021-11-09 12:24 原文链接:

在高校干了两年教学秘书后,刘冲(化名)现在只想着怎么可以离开这个岗位。“因为我实在找不到继续留下来的理由。”面对《中国科学报》的采访,她的话语中充满无奈。

两年前,刘冲开始负责学院本科生的教务工作。不久后,她便打算针对教学秘书岗位的某些状况写一些文章。然而,直到现在她都没有真正动笔,因为她发现,“怎么写来写去全都是一堆的抱怨?”

那些没有被写出来的抱怨,并不是刘冲所独有的。

长期以来,作为高校内部极其“低调”的一个群体,教学秘书的生存状态并不为人所关注。而这一群体却是高校基层教学工作的重要组成部分,他们的喜怒哀乐也在很大程度上影响着高校教学工作的正常开展。

那么,高校教学秘书的“烦心事”究竟有哪些呢?

“难道我们的工作还不够忙?”

根据河南财经政法大学副教授张同钦所编《秘书学》的定义,教学秘书是指在高校及其他各类学校中辅助领导实施教学管理、从事秘书工作的秘书。其主要职责是协助领导做好教学计划、组织、指挥、协调、控制、监督等工作。从这一定义中足见教学秘书工作的繁杂。

接受《中国科学报》采访时,北京某高校教学秘书侯峰(化名)以研究生招生为例,粗略介绍了他的工作——

每年9月启动推免研究生工作,9月底完成宣传、接收材料、复试和录取工作。如果招录不满,则在10月还要准备二次招生。同时开始为硕士生统考准备相关材料,12月份完成统考之前,启动博士研究生的招生工作。由于该校已经施行博士生申请—审核制,准备相关材料的工作量也大大提升。而当博士生招生最终结束时,已经是第二年的四五月份了。

“一个招生工作就要持续将近一年时间,而这还只是教学秘书工作中的很小一部分。”侯峰说,他们的主要工作其实是处理大量的日常琐碎事件。

记者查到了一份闽江学院计算机与控制工程学院的教学秘书岗位职责规定,其中包括了36项具体职责,遍及学院本科教学的各个角落。然而,这依然涵盖不了教学秘书的全部工作。

刘冲给《中国科学报》记者讲述了这样一件事。疫情期间,有很多外校交换生无法进入高校。于是,某高校便要求教学秘书将所有不能到校的交换生的行李打包寄出。此时,正是教学秘书工作最为繁忙的时候。对此,该校的教学秘书表达了极大的不满:“难道学校觉得我们的工作还不够忙吗?!”

之所以造成这一状况,教学秘书责任边界不明晰是一个重要原因。

“应该说,‘教学秘书’这类岗位在国内外高校都是普遍存在的,并且从事的工作基本是程式化的。”受访时,中国人民大学外国语学院教授郭英剑表示,但相对而言,国外高校的制度更加成熟,其表现在教学秘书的职责范围更加明确,主要是把日常的教学工作安排好。“无论在国内还是国外,教学秘书的工作都很繁琐,但国内的教学秘书与国外同行相比,其承担的工作量可能更多。”

这一现象还有一个大的背景,那就是目前在国家层面缺少对教学秘书职位的相关规定。

东部某高校教学秘书程丹(化名)此前一直在参与本学院制度文本的撰写工作,对于相关教育管理部门的制度比较了解。交谈中,他告诉《中国科学报》,至少在师生比方面,国家对于辅导员与学生数量的最低比例有明确标准,即不低于1:200,思政教师与学生数量的比例也是明确的。“然而,直到现在,教学秘书与学生数量的比例依然没有任何政策依据。”他说。

据记者了解,在国内某些高校,教学秘书与学生的比例甚至可以达到1:2000,由此带来的巨大工作量也就可想而知。

此外,在与教学秘书有关的管理领域,相关的文件几乎处于空白状态。“作为教学秘书,我们常常会自称是一个‘大管家’,这背后的含义就是什么事情我们都应该管,但这样真的合理吗?”程丹问道。

工作重要,人不重要

刘冲之所以对教学秘书工作感到厌倦,主要原因不是工作内容的繁杂,而是在繁杂工作之后,心中那种“一无所获”的感觉。

“教学秘书的工作重要吗?其实很重要,因为学院教学的正常运行必须要靠教学秘书的上传下达。但从事这一工作的人重要吗?我觉得真的没那么重要!因为你做的这些工作过于机械,很难得到别人的认同。”刘冲说。

在一篇文章中,湖北第二师范学院马克思主义学院教学办公室主任杜文娟曾这样形容教学秘书工作——尽管教学秘书每天总有干不完的事,常常超负荷在工作,但其工作业绩却很难全面、客观地被评估。因为教学秘书的工作成效是隐形的,工作处在各项工作的衔接部分,是庞大教学管理体系中容易被忽视的。长期的认识不足,不被重视,使得教学秘书工作积极性受挫,自尊心受伤,存在感极度缺乏。

正是这样的状态,使得教学秘书群体成为高校中“职业倦怠感”最强的群体之一。

在一项针对江苏省内高校教学管理人员职业倦怠感的问卷调查中,研究人员通过职业倦怠量表测算方式,对近300份问卷分析后发现,高校教学管理人员职业倦怠的测算均值为3.234,比中等水平高0.175。在各项分指标中,教学管理人员情绪衰竭的均值更是达到3.759,远高于平均水平,差值达到0.676。

程丹的“职业倦怠感”出现在2015年前后。那时,他已经在这一岗位上工作了七八年。“因为你总是重复同一件事,而且这些工作也没有多少技术含量。当你做熟后,产生厌倦几乎是必然的。”他说。为了消除这种感觉,程丹选择的是不断充实自己,以此寻找职业“新鲜感”。比如,他曾主动参加一些培训学习,也积极争取到校内其他部门挂职。不久前,他甚至获得了一个到教育部借调的机会。

不过,程丹也承认,这种努力更多来自于其自身的争取,而且像他这样积极主动的教学秘书“并不多”。

对此现象,一些学者认为应增强对教务管理人员的组织干预,在具体方式上,建议采用规范岗位管理、加大培训力度以及创新管理模式等手段。然而在程丹看来,这些措施要想真正实施,还有一个必须面对的难题。

“必须承认,高校对于教学秘书的管理和培训是十分欠缺的。不过,教学秘书一般归教务处管理,而高校中教务处往往被人戏称为‘天下第一大处’,原因就是其所处理的事务太过庞杂。在这种情况下,教学秘书的重要性要远逊于其他职务。这就导致教务部门明知对教学秘书的管理和支持力度不够,也往往力不从心。”事实上,即使是辅导员都还有一些参加研讨或调研的机会,但教学秘书却几乎没有这样的机会。

“归根结底,还是从事教学秘书的‘人’不重要。”刘冲说,“换位思考,如果我是一名管理者,可能我也会将对教学秘书的关注放在最后,毕竟高校内部需要关注的事情太多了。”

“教秘是条‘断头路’”

侯峰是在2007年成为高校教学秘书的。两年前,已经在教学秘书岗位上工作超过十年的他,终于评上了学校的行政岗7级职员。当记者问及还需要多少年才能评6级时,他苦笑了一下:“还得再过9年吧。”

至于为什么需要这么长时间,侯峰解释说,在职称评聘方面,他所走的是职员制,但对教学秘书而言,走职员制晋升存在制度障碍。比如根据规定,职员制7级晋升6级,如果是科级现职,任职5年即可申请,但不具有科级现职的硕士则要等上差不多10年时间。“问题是,教学秘书岗恰恰没有设置科级岗位,因此,我们的职员制晋升等于被人为设置了障碍。”侯峰说。

除了职员制晋升的方式外,侯峰还可以参加正常的职称评聘,但这条路的难度更大,尤其是从“中级”向“副高”晋升的环节。因为一方面教学秘书的日常被大量工作所占据,很难有时间思考学术论文、课题等,无法提供足够且高质量的学术成果;另一方面,在现行的职称评审制度下,对参审人员的评审更加注重其在“急难险重”方面的表现。“鉴于教学秘书的工作性质,这种评审规则几乎等同于堵死了我们的晋升通道。”

侯峰的这一困境远不是个别现象,而是教学秘书群体职业上升通道狭窄的一个缩影,以至于在采访中,有教学秘书直言自己的职业发展道路就是一条“断头路”。

中央民族大学教育学院副院长夏仕武分管过学院的本科教学工作,现在分管研究生教学工作。在接受《中国科学报》采访时,他指出,辅导员与教学秘书同样是基层岗位,但辅导员上升渠道却要多得多,比如可以到团委、学院或学校的思政、党政部门担任副处级干部,也可以评思政系列的职称,并有可能评到正高级。“即使自己不想晋升,每月也有一定数额的额外补助。”

然而,教学秘书却享受不了这些政策的利好。夏仕武说,相较之下,学院的教学秘书最理想状态是晋升为学院的教学副院长,但有这样待遇的教学秘书用“凤毛麟角”形容毫不过分。也正因为如此,目前高校教学秘书团队出现了两极分化的现象——

一方面,部分聘任制的教学秘书由于担心自己的职业生涯,在工作不久后便选择离职,导致岗位流动性大,教学管理难以稳步提升和优化。根据闽江学院教学秘书翁委凡针对某高校的调查,该校35岁以下的教学秘书占这一群体的 58%,超过一半的教学秘书工作年限在3年以下,而且在她调查的前一年时间里,该校已经有6位教学秘书辞职或调岗。

另一方面,一些“在编”的教学秘书由于工作本身缺乏流动性,导致其在同一岗位上动辄工作一二十年。这部分人群中尽管不乏尽职尽责者,但也不能否认其中有大量“混日子”的存在。教学秘书对自身工作过于敷衍,由此也引发其与所在学院教师乃至学生之间的矛盾。

“学校发展是各类岗位人员协同努力的结果,不应该厚此薄彼,造成‘几家欢乐几家愁’的不和谐现象。” 夏仕武表示,不论是从职称职务晋升角度讲,还是从职业技能发展的角度讲,每一个职业群体都应该有属于自己的发展空间。目前教学秘书发展通道阻塞现象是不应该出现的。

更加“实际”的做法

当记者问及怎样才能让教学秘书的职业处境更好一点儿时,刘冲笑道:“多给我们发点儿工资吧。除此之外,我真的想不出还有什么办法。”略微停顿后,她又补充道,“或许等有一天,人工智能发展到可以取代教学秘书大部分工作时,问题才能解决吧。”

除了“人工智能”这样相对遥远的“利来app官方下载的解决方案”,刘冲还想过其他办法,比如增加教学秘书的人数,从而分担庞大的工作量,减轻个体负担。但她也明白,在目前高校人员编制比较紧张的情况下,这种做法并不现实。

在人数不太可能增加的前提下,夏仕武觉得解决问题的最终途径,还在于为这一群体提供一个适合他们的上升通道。

据夏仕武了解,大约在2007年之前,我国高校管理岗人员评管理系列职称的通道相对开放。但此后,随着办学规模扩大与教职工编制总数额定矛盾的加剧,高校开始对职称评定制度进行相应改革,将更多的职称评审机会投放给教学科研岗和其他专业技术岗的人员,这就导致教学秘书可以分到的“蛋糕”越来越少。“这一现象的背后,也反映了高校管理部门对于教学秘书工作的不重视。”

此外,有学者在受访时也表示,高校在教学秘书人员的选拔过程中,应该做一些更符合实际的调整,消除教学秘书职业发展通道不畅可能造成的不利影响。

据记者了解,目前国内高校的教学秘书群体中,两部分来源占据重要比例,一部分是高校所引进的优秀人才家属,另一部分则是正常招聘的人员。在这两部分人中,前者更多属于“福利性”职位,加之高校对于教学秘书岗位并没有很健全的职业培训制度,其人员素质难以保证;后者则以硕士研究生学历为主,特别是在编的教学秘书岗位,甚至具备海外留学经历者也大有人在。

“且不说此类人才在这一岗位是否‘大材小用’,单就教学秘书本身的职位要求来说,也并不是学历越高者越符合。”该学者表示,这一现象产生的背后,还在于高校招聘人员时的“唯学历论”倾向。但问题是,高学历者往往不能适应目前教学秘书工作的繁杂琐碎,加之缺乏上升通道,容易引发对工作的逆反;相反,某些低学历者不见得不符合职位要求,更有可能适应目前这一职位的现状。

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